20 Ene Checklist para preparar y aprovechar al máximo las ferias como expositor

Las ferias sectoriales son un gran escaparate para las empresas: facilitan los contactos, permiten ver, tocar e incluso probar los productos, generan nuevos clientes, refuerzan la confianza, sirven para formarse y actualizarse, son una fuente de inspiración y una oportunidad para observar a la competencia… Incluso, en algunas ocasiones, sirven para encontrar nuevas vías de negocio o descubrir nuevas formas de hacer las cosas.

Sin embargo, sin una buena planificación pueden ser un auténtico quebradero de cabeza porque exigen mucho trabajo: cumplimentar formularios, diseñar el stand, seleccionar los productos, elegir a los representantes de la empresa que acudirán… Y, muchas veces, son complicadas de gestionar mientras se atiende al día a día de la empresa. Precisamente por ese motivo es vital la organización. Solo así se aprovechará al máximo la participación. Aquí tienes un checklist para que no se te olvide nada.

Anuncios, avisos y comunicaciones.

Las ferias empiezan mucho antes de su celebración. Previamente a su desarrollo, debes anunciar, avisar y comunicar tu presencia en ella. Una buena forma de hacerlo es anunciarlo en tus redes sociales y enviando una newsletter a tu lista de contactos. También debes valorar la posibilidad de realizar alguna inserción publicitaria en los medios de comunicación que cubrirán el evento si dispones de presupuesto para ello. Y no dejes de lado las comunicaciones directas. A diario hablas con muchos de tus clientes, con potenciales clientes y con compañeros del sector. ¡Aprovecha esas conversaciones para decirles que estarás en la feria e interésate también por su posible presencia!

Material corporativo.

Dar una buena imagen es vital. Por eso debes preparar todo el material corporativo con antelación. Esto incluye desde las tarjetas de visita y el material de oficina (como bolígrafos, libretas, pegatinas o salvapantallas) hasta las etiquetas de los productos y el packaging. También el diseño de regalos u obsequios si decides crearlos. ¡Y no te olvides del material corporativo online! Al menos con 15 días de antelación deberías crear una firma de email personalizada para que todos tus contactos con los que intercambias correos electrónicos sepan de tu asistencia a la feria.

Otro elemento importante son los folletos. No uses los mismos para todas las ferias, adáptalos a cada ocasión y trata de usar siempre el idioma del país donde se celebra la feria o el idioma que se utilizará en la misma.

Además, es imprescindible rellenar el perfil online en la web de la feria. Actualmente casi todos los eventos ofrecen esta posibilidad y es un gran stand que llega a un público muy superior al que visita la feria físicamente, pues suele estar disponible y al alcance de cualquier persona en la red. Requiere tiempo, pero merece la pena. Sube los logos, las imágenes de los productos, los vídeos, los catálogos… Todo lo que consideres necesario. E incluye siempre tu dirección web y un email de contacto.

Stand.

El diseño del stand es una de las cuestiones más importantes y complicadas. Durante los días que se celebre la feria, el stand será tu lugar de trabajo. Pero también será lo que vean tus potenciales clientes y la imagen que guardarán en su cabeza sobre tu empresa. Debes colocar tu logo en un lugar bien visible. Recuerda que estás rodeado de competidores y debes destacar. Asegúrate de que las imágenes y materiales que utilizas son de buena calidad y transmites el mensaje correcto. Debes mostrar imágenes en las que se vea claramente tu producto y este debe estar ubicado en un contexto que represente los valores de tu empresa. Y, aunque una imagen vale más que mil palabras, también es recomendable incluir en tus diseños una frase o eslogan que describa los factores diferenciadores de tu empresa respecto al resto de competidores.

Productos.

Si tu cartera de productos es muy amplia, no vas a poder llevarlos todos. Debes hacer una selección minuciosa y cuidada de aquellos productos que presentarás en la feria. Un buen criterio para elegirlos es seleccionar aquellos con los que obtengan un margen de beneficios más amplios, los que resulten más sencillos o rápidos de elaborar o los que tengas en stock. Pero, elijas el criterio que elijas, recuerda que los productos deben ser una muestra representativa de la oferta de la empresa. ¡Ah! Y no olvides llevar las últimas novedades, los nuevos lanzamientos y los productos más innovadores.

Igual de importante es elegir bien los productos como conocer a los potenciales clientes de la feria. Estudia sus necesidades y las características del país y la cultura para adaptar tu oferta a su demanda.

Reuniones y encuentros con compañeros.

Organiza tu agenda para aprovechar el tiempo al máximo. Para ello es necesario haber planificado reuniones y encuentros durante los días previos a la celebración de la feria. De esta forma lograrás atender a todos tus clientes o potenciales clientes del mejor modo posible. Una buena forma de hacerlo es contactar con ellos con antelación y fijar una hora concreta en el lugar acordado. Y recuerda dejar tiempo libre para ver todos los stand de tu interés, tanto de potenciales clientes como de empresas competidoras.

Nuevos contactos o clientes.

No seas agresivo. Pero tampoco pasivo. No es necesario que asaltes a todo aquel que pasee por el hall de tu stand y mire tus productos de reojo. Da espacio a tus potenciales clientes, a nadie le gusta sentirse agobiado. Sin embargo, si ves a alguien que pasa varias veces por tu stand o se queda un rato mirando, acércate a saludar, preséntate y  ofrécete a ayudar en lo que necesite. Presta atención a tus potenciales clientes.

Redes sociales y fotografías.

Durante la celebración de la feria hay muchas personas que te verán allí aunque no recorran sus pasillos gracias a las redes sociales. Esto es una gran ventaja que debes aprovechar. Por eso es importante que realices fotografías y publicaciones en tus redes sociales. En la era de internet, no basta con estar. También se debe contar que se ha estado. Además es importante que interactúes de forma online con otros asistentes y expositores, así como con la organización de la propia feria.

Balance.

La feria no termina tras desmontar el stand. Se prolonga varios días y semanas más. Durante este tiempo es importante hacer un balance de resultados, analizar si la asistencia ha merecido la pena y detectar puntos a mejorar. También es vital hacer un seguimiento de los potenciales clientes. La feria ya ha servido para romper el hielo. Ahora es el momento de llamar e intercambiar impresiones del evento. Y, por qué no, de hacerle una propuesta comercial.