20 Jan Comment préparer votre participation aux salons professionnels et en tirer le meilleur parti: la «checklist» de l’exposant

Les salons professionnels constituent une formidable vitrine pour les entreprises : ils favorisent les échanges, permettent de voir, de toucher et même d’essayer les produits, donnent l’occasion de trouver de nouveaux clients, renforcent la confiance, aident à se former et à se recycler, servent d’inspiration et permettent de mesurer la concurrence… Il arrive même qu’ils aident à repérer de nouvelles opportunités d’affaires ou à découvrir de nouvelles pratiques.

Mais sans une bonne organisation, ils peuvent se transformer en véritable casse-tête car ils impliquent beaucoup de travail : compléter les formulaires, créer le stand, choisir les produits, décider des représentants de l’entreprise qui doivent y assister… Des tâches souvent compliquées à gérer tout en s’occupant des opérations quotidiennes de l’entreprise. Voilà pourquoi il est essentiel de s’organiser. C’est le seul moyen de tirer le meilleur parti de votre participation. Nous vous proposons ici une « checklist » pour vous aider à ne rien oublier.

Annonces, notifications et communiqués.

Les salons professionnels débutent bien avant leur date officielle. Avant le déroulement de l’événement, il convient d’annoncer, notifier et communiquer votre présence dans celui-ci. Le meilleur moyen de le faire est de le signaler sur vos réseaux sociaux et d’envoyer une newsletter à votre liste de contacts. Si vous disposez des fonds nécessaires, il conviendrait également d’envisager la possibilité de passer des annonces publicitaires dans les médias appelés à couvrir l’événement. Par ailleurs, il ne faudrait pas négliger les communications directes. Au quotidien, vous échangez avec de nombreux clients, clients potentiels et collègues du secteur. Saisissez l’occasion pour leur faire savoir que vous serez présent au salon et pour leur demander s’ils le seront eux aussi !

Documents commerciaux.

Il est fondamental d’avoir une bonne image. C’est pourquoi il faut préparer tous les documents commerciaux à l’avance. Tout y passe, des cartes de visite et articles de papeterie (stylos, blocs-notes, autocollants, fonds d’écran…) aux étiquettes et emballages des produits. Il faut également prévoir le design des cadeaux si vous décidez d’en créer. Sans oublier les documents commerciaux en ligne ! Il faudrait créer, au moins 15 jours à l’avance, une signature de courriel personnalisée de façon à ce que tous les contacts avec lesquels vous échangez des messages électroniques soient au courant de votre participation au salon en question.

Les brochures sont un autre élément important. Il est souhaitable de ne pas utiliser les mêmes pour tous les salons et de les adapter à chaque occasion. Par ailleurs, tâchez toujours d’utiliser la langue du pays où se tient l’événement ou celle qui y sera utilisée.

Enfin, il est primordial de remplir votre fiche en ligne sur le site Web du salon. Aujourd’hui, presque tous les événements offrent cette possibilité. Ce support constitue un stand exceptionnel qui touche un public beaucoup plus large que celui qui se rend physiquement au salon puisqu’il est souvent disponible et accessible à tous sur Internet. Il faut y consacrer du temps, mais le jeu en vaut la chandelle. Profitez-en pour télécharger les logos, les images de produits, les vidéos, les catalogues… Tout ce que vous jugez nécessaire. Et n’oubliez pas d’indiquer votre site Web et une adresse électronique de contact.

Stand.

La conception du stand est l’une des questions les plus importantes et les plus complexes. Le stand sera non seulement votre lieu de travail pendant toute la durée du salon, mais ce sera aussi ce que vos clients potentiels verront et l’image qu’ils garderont de votre entreprise. Votre logo doit figurer à un endroit bien visible. Il est important de se démarquer parmi tous les concurrents présents. Veillez à ce que les images et le matériel utilisés soient de bonne qualité et à faire passer le bon message. Les images affichées doivent montrer clairement votre produit qui doit être placé dans un contexte incarnant les valeurs de votre entreprise. Par ailleurs, même si une image vaut mille mots, il est tout aussi conseillé d’inclure dans vos designs une phrase ou un slogan qui décrit les facteurs de différenciation de votre entreprise vis-à-vis de ses concurrents.

Produits.

Si votre gamme de produits est très large, il vous sera impossible de les présenter tous. Il convient donc de procéder à une sélection minutieuse et rigoureuse des produits à exposer lors du salon. Pour les choisir, il est conseillé de privilégier ceux qui présentent les marges de bénéfices les plus élevées, ceux qui sont les plus faciles ou les plus rapides à produire, ou ceux disponibles en stock. Toutefois, quels que soient les critères retenus, ces produits doivent constituer un échantillon représentatif de l’offre de l’entreprise. Et n’oubliez pas de présenter les dernières nouveautés, les nouveaux lancements et les produits les plus innovants.

Il est tout aussi important de bien choisir les produits que de connaître les clients potentiels du salon. Étudiez leurs besoins ainsi que les caractéristiques et la culture du pays pour adapter votre offre à leur demande.

Réunions et rencontres avec les collègues.

Organisez votre agenda pour tirer le meilleur parti de votre temps. Il convient donc de programmer des réunions et des rencontres dans les jours précédant la tenue du salon. Cela vous permettra de mieux vous consacrer à tous vos clients ou clients potentiels. La meilleure façon d’y parvenir est de les contacter à l’avance et de convenir de la date et du lieu. Et pensez à prévoir du temps pour visiter tous les stands qui vous intéressent, tant ceux des clients potentiels que ceux des concurrents.

Nouveaux contacts ou clients.

Ne vous montrez pas agressif, mais ne restez pas non plus passif ! Nul besoin d’aborder tous ceux qui passent dans le hall de votre stand et qui jettent un coup d’œil à vos produits. Donnez de la liberté à vos clients potentiels, personne n’aime se sentir sous pression. Toutefois, si vous voyez quelqu’un passer devant votre stand à plusieurs reprises, ou s’il regarde longuement, approchez-vous pour le saluer, présentez-vous et proposez-lui votre aide. Intéressez-vous à vos clients potentiels.

Réseaux sociaux et photos.

Pendant le salon, de nombreuses personnes pourront vous voir même si elles ne sont pas sur place grâce aux réseaux sociaux. Voilà un grand avantage dont vous devriez profiter. C’est pourquoi il est important de prendre des photos et de les publier sur vos réseaux sociaux. En cette époque dominée par Internet, il ne suffit pas d’être présent. Il faut également dire que l’on est passé par là. De plus, il est important d’interagir en ligne avec les autres participants et exposants, ainsi qu’avec les organisateurs du salon.

Bilan.

Le salon ne prend pas fin après le démontage du stand. Il se poursuit pendant plusieurs jours et semaines. Pendant ce temps, il est important de faire le point sur les résultats, d’analyser si l’assistance a été utile et d’identifier les aspects à améliorer. Il est également essentiel d’assurer le suivi des clients potentiels. Le salon a permis de briser la glace, il est maintenant temps d’appeler et d’échanger ses impressions sur l’événement. Et pourquoi pas de faire une proposition commerciale.