23 Mar Los documentos comerciales necesarios para exportar en el sector agroalimentario

La exportación constituye una gran oportunidad de crecimiento para las empresas del sector agroalimentario, ya que les permite explorar nuevos mercados, diversificar el riesgo, proyectar una imagen empresarial más sólida, ganar en competitividad y rentabilidad, aumentar los ingresos y mejorar el posicionamiento de marca.

Sin embargo, comenzar a exportar requiere tener un gran conocimiento del sector y de los requisitos para llevar a cabo estas operaciones. Entre ellos se encuentra toda la documentación necesaria para exportar. En concreto, es necesario elaborar diversos documentos comerciales, de transporte y aduaneros:

• Documentación comercial: factura proforma, factura no comercial, factura comercial y packing list.
• Documentos de transporte: Bill of Lading (B/L), Airway Bill (AWB), Forwarding Certificate of Receipt (FCR), carta de porte CMR y póliza o certificado de seguro de transporte.
• Documentos aduaneros: Documento Único Administrativo (DUA) y certificados de origen.

Se trata de una gran cantidad de “papeleo” que es esencial para realizar cualquier compra-venta de productos en el sector agroalimentario (y en cualquier otro). En esta ocasión hablaremos de la documentación comercial necesaria para exportar en el sector agroalimentario.

Pero, antes de seguir leyendo, ¡atención! Si estás pensando en comenzar a exportar, recuerda que antes deberás solicitará el registro de tu empresa como empresa exportadora a las autoridades competentes.

DOCUMENTACIÓN COMERCIAL NECESARIA PARA EXPORTAR

La documentación comercial hace referencia a todos los comprobantes emitidos por escrito que se utilizan para dejar constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil. Son imprescindibles para controlar todas las acciones que se realizan en una empresa. La importancia de estos documentos reside en que en ellos se especifica la relación jurídica entre las partes que intervienen en una operación comercial.

Factura Proforma

La factura proforma es un documento previo a la factura que se suele realizar tras enviar un presupuesto que ha sido aceptado. Sirve como comprobante de una operación comercial que aún no ha se ha producido. Se trata, básicamente y a efectos prácticos, de un presupuesto y no tiene valor comercial ni aduanero.

Los datos que debe incluir son: fecha de emisión, identificación del proveedor y del destinatario, descripción de la operación (concepto, cantidad, precio unitario…), el incoterm utilizado, la validez y el precio total.

Factura no comercial

La factura no comercial solo tiene valor a efectos estadísticos. Es decir, no tiene valor comercial ni tiene contraprestación económica entre las partes. Sin embargo, sí tiene valor aduanero.

Hay que tener en cuenta que, al tener valor a efectos estadísticos, este debe ser el mismo que si fuera una operación comercial.

Los datos que debe incluir son: fecha de emisión, identificación del proveedor y del destinatario, descripción de la operación (concepto, cantidad, precio unitario…) y el incoterm empleado.

Factura Comercial

La factura comercial es un documento fundamental en el transporte y venta de productos. Es emitida por el exportador a nombre del importador y sirve como prueba de la transacción realizada.

Tiene valor comercial y valor aduanero, además de una contraprestación económica entre las partes. Los datos que debe incluir son: fecha de emisión, identificación del proveedor y del destinatario, descripción de la operación (concepto, cantidad, precio unitario…), el incoterm empleado y el precio total.

Packing List

El packing list es un documento muy importante para cumplir con los trámites aduaneros. Se trata de un listado que incluye todos los productos que se exportan, así como su cantidad, peso y dimensiones.

Es especialmente útil porque facilita el trabajo de aduanas. Sobre todo en el caso de utilizar el transporte marítimo o aéreo para realizar las exportaciones. En ambos casos es indispensable contar con el bill of landing, un documento indispensable para exportar utilizando este tipo de transportes.

Además, el packing list permite evitar bloqueos de mercancías en aduanas, ya que los agentes aduaneros podrán identificar más rápidamente los productos. Del mismo modo, al verificarlo, permite detectar productos que no tienen permitida su entrada en el país de destino.

No tiene valor comercial y puede incluirse en la factura comercial o no comercial. Además, se pude utilizar para declarar el número como exportador autorizado  y registrado.

Los datos que debe incluir son: fecha de emisión, identificación del proveedor y del destinatario, descripción de la mercancía, número de bultos, dimensiones unitarias / del envío, peso bruto unitarias / del envío y peso neto unitarias / del envío.

Y hasta aquí toda la documentación comercial necesaria para exportar y cumplir con la Ley. Pero aún hay algo más. Si estás pensando en comenzar a exportar o acabas de iniciar este proceso, recuerda que detrás de todos estos papeles hay personas y son ellas quienes hacen posibles todas las operaciones. Por eso, más allá de la documentación, muestra tu predisposición a ayudar en el proceso. Ofrecer asesoramiento no es un requisito legal, pero sí una garantía de consolidar a tu empresa como una profesional de la exportación.