22 Sep Toda la documentación para exportar alimentos: guía completa

Exportar alimentos no falla casi nunca por el producto. Falla por el papel. Un contenedor con la mercancía en perfecto estado puede quedar retenido en aduana semanas por un dato mal cumplimentado en un documento y, ese retraso, tiene un coste que va mucho más allá del transporte.

En Autor Foods exportamos el 40 % de nuestra producción a mercados de dentro y fuera de la Unión Europea. Esta guía reúne toda la documentación que interviene en una operación de exportación de alimentos: qué documentos hacen falta, quién los emite, para qué sirve cada uno y cómo se relacionan entre sí.

Antes de exportar: qué debe tener resuelto tu empresa

Antes de generar el primer documento de una operación, hay dos condiciones previas que se dan por hechas y que, si no lo están, bloquean todo lo demás:

-Registro como empresa exportadora. Toda empresa que exporte debe estar dada de alta ante las autoridades competentes y disponer del número EORI (Economic Operators Registration and Identification), el identificador que la Unión Europea exige para cualquier operación aduanera.

-Conocimiento del producto y del destino. La clasificación arancelaria del producto (código del Sistema Armonizado) determina qué aranceles, licencias o certificados adicionales aplican, y varía según el país de destino. Estos códigos son desarrollados y mantenidos por la Organización Mundial de Aduanas (OMA).

Con esto resuelto, la documentación de una operación de exportación se organiza en tres grandes familias: documentos comerciales, documentos de transporte y documentos aduaneros. A ellas se suman los incoterms, que no son un documento en sí pero condicionan cómo se rellenan todos los anteriores, y la elección del puerto o vía de salida, que determina qué documentos de transporte concretos van a necesitarse.

Documentos comerciales

Son los que dejan constancia por escrito de la relación jurídica y económica entre exportador e importador. Se generan primero, porque el resto de la documentación —de transporte y aduanera— se apoya en los datos que contienen.

Los principales:

-Factura proforma. Un borrador de factura que el exportador envía al comprador antes de cerrar la operación. No tiene valor fiscal ni contable, pero recoge ya el producto, el precio y las condiciones de pago, y sirve de base para que el importador tramite lo que necesite en su país antes de que la mercancía salga.

-Factura comercial. El documento que confirma la operación una vez cerrada. Tiene valor comercial y aduanero, y de ella se apoyan tanto el despacho de aduanas como el cálculo de aranceles.

-Packing list (lista de contenido). Detalla todos los bultos, cajas o paletas que componen el envío, con su peso y contenido. No tiene valor comercial, pero es el documento que permite a un agente de aduanas identificar rápidamente lo que hay dentro de un contenedor sin necesidad de abrirlo.

-Factura no comercial. Se utiliza cuando la operación no responde a una compraventa, como es el caso, por ejemplo, del envío de muestras. En determinados destinos se denomina factura consular, que está visada por el consulado del país importador; o factura aduanera, que es exigida con fines estadísticos por algunas aduanas.

Desarrollamos cada uno de estos documentos, con el detalle de los datos que debe incluir cada factura, en los documentos comerciales necesarios para exportar en el sector agroalimentario.

Documentos de transporte

Certifican que la mercancía ha sido entregada al transportista y establecen las condiciones bajo las que viaja. Son, a la vez, un contrato de transporte y un acuse de recibo. Es decir, es el documento que demuestra, en destino, que lo que llegó es lo que se envió.

El documento varía según el modo de transporte:

-Bill of Lading (B/L) o conocimiento de embarque, para transporte marítimo. Es el documento más importante del transporte internacional de mercancías: lo emite la naviera o su agente y acredita que la carga ha sido recibida para ser transportada al puerto de destino.

-Air Waybill (AWB), el equivalente para transporte aéreo.

-Carta de porte CMR, para transporte por carretera.

-Forwarding Certificate of Receipt (FCR), emitido por el transitario cuando actúa como intermediario logístico.

-Póliza o certificado de seguro de transporte, que cubre la mercancía frente a daños o pérdida durante el trayecto.

Qué modo de transporte se elige y, por tanto, qué documento aplica depende de la naturaleza del producto, el destino y el plazo. Lo explicamos en mar, tierra y aire: medios de transporte para la exportación de alimentos, y el detalle de cada documento, con las variantes del Bill of Lading incluidas, en los documentos de transporte que se exigen en las exportaciones de alimentos.

Documentos aduaneros

Son los que se presentan ante las autoridades aduaneras para que la mercancía pueda cruzar la frontera. Es la documentación más regulada de las tres familias. Y también la que con mayor frecuencia provoca retenciones si algo no encaja.

Los dos documentos centrales:

-Documento Único Administrativo (DUA). La declaración aduanera de exportación. Contiene la información sobre la mercancía, su valor, origen y destino, y es la base para la declaración tributaria. En la Unión Europea se presenta por vía electrónica y lo emite habitualmente un agente de aduanas o un Operador Económico Autorizado en representación del exportador.

-Certificado de origen. Acredita el país donde se ha fabricado o producido la mercancía. Es lo que permite, cuando existen acuerdos comerciales entre países, acceder a preferencias arancelarias; lo expide la Cámara de Comercio correspondiente.

En productos alimentarios, además, es habitual que el país de destino exija certificados sanitarios o fitosanitarios específicos, al margen de la documentación aduanera general.

Todo el detalle, incluidos los casos en los que se puede quedar exento de presentar ciertos documentos, en los documentos aduaneros imprescindibles para exportar en el sector agroalimentario.

Incoterms: el idioma común de toda la documentación

Los incoterms no son un documento, pero condicionan cómo se rellenan todos los anteriores. Son un conjunto de términos comerciales de tres letras —FOB, CIF, EXW, DAP, entre otros— creados por la Cámara de Comercio Internacional para que comprador y vendedor acuerden, sin ambigüedad, en qué punto exacto del trayecto se transfiere la responsabilidad de la mercancía, quién paga cada tramo del transporte y quién asume el seguro.

El incoterm pactado aparece en la factura comercial, determina qué documentos de transporte corresponde gestionar a cada parte, y evita el error más habitual en una operación internacional: que exportador e importador den por hecho cosas distintas sobre quién es responsable de qué. Lo desarrollamos en incoterms: los 12 términos de envío que debes conocer para vender y comprar.

La vía de salida: elegir puerto y su efecto en la documentación

La elección del puerto o punto de salida no es solo una decisión logística. Cada ruta tiene su propia infraestructura, sus propios tiempos de tránsito y, en algunos destinos, sus propios requisitos documentales adicionales según los acuerdos comerciales vigentes entre origen y destino.

Repasamos los puertos marítimos con mayor peso en el comercio internacional de alimentos, y qué los hace relevantes según el destino, en los puertos marítimos más importantes del mundo para exportar alimentos.

El orden en que se genera la documentación

Puesto en secuencia, así es como se encadena todo lo anterior en una operación real:

-Se pacta el incoterm con el comprador.

-Se emite la factura proforma.

-Se confirma la operación y se emite la factura comercial, con el incoterm ya reflejado.

-Se elabora el packing list.

-Se contrata el transporte según el modo elegido y se genera el documento de transporte correspondiente (B/L, AWB o CMR).

-Se tramita el DUA y, si aplica, el certificado de origen y los certificados sanitarios o fitosanitarios del destino.

-La mercancía sale y la documentación viaja con ella o se transmite electrónicamente al importador y a las autoridades de destino.

Un fallo en cualquiera de estos siete pasos repercute en los siguientes: una factura comercial con el incoterm mal indicado obliga a rehacer el documento de transporte; un packing list incompleto retrasa el despacho aduanero aunque el DUA esté perfecto. Por eso conviene tratar la documentación como lo que es, un proceso encadenado, y no como formularios independientes que se rellenan por separado.

Antes de tu primera exportación

Toda esta documentación se puede gestionar con recursos internos, con un agente de aduanas, o apoyándose en un fabricante que ya tenga resuelto el proceso para el producto que vas a exportar. En Autor Foods llevamos más de un siglo exportando conservas de legumbres y trabajamos con toda esta documentación de forma habitual: facturas proforma y comerciales, packing list, certificados de origen y asesoramiento en incoterms para cada cliente internacional.

Si estás valorando exportar legumbre cocida y quieres conocer cómo lo resolvemos, en nuestra página de exportación explicamos cómo acompañamos el proceso completo, desde la factura proforma hasta la entrega en destino.